Privacyverklaring

  • Home
  • Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).
KV Westergo wil leden, ouders van leden en vrijwilligers informeren over het belang van de bescherming van de privacy.
In dit Privacy Beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Bestuur KV Westergo


Privacy Beleid KV Westergo

KV Westergo hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KV Westergo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. Hiervoor worden altijd afspraken gemaakt met de betreffende partij d.m.v. een verwerkingsovereenkomst;
  • Wij zijn op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, we willen u hierop wijzen en deze rechten respecteren.

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Activiteiten van KV Westergo

KV Westergo is een korfbalvereniging, die met jeugd- en seniorenteams deelneemt aan de KNKV-competitie. Daarnaast heeft de vereniging gezelligheid hoog in het vaandel en organiseert KV Westergo diverse nevenactiviteiten (bijv. feestavonden, kampen, toernooitjes, jeugdactiviteiten). Voor deze variëteit aan activiteiten is de inzet van de leden, vrijwilligers en sponsors onmisbaar.

Door bovenstaande doelen/ activiteiten kent de vereniging verschillende groepen mensen, waarvan persoonsgegevens verwerkt zullen moeten worden: spelende leden, ouders van leden, kaderleden, ereleden, Vrienden van Westergo, sponsoren en vrijwilligers.

Wie werken met uw gegevens en met welk doel?

Het secretariaat van het bestuur is het centrale punt van de administratie van de vereniging.

De penningmeester draagt samen met de financieel administrateur zorg voor inning van contributies, overige facturering en betalingen.

Binnen de verenigingen zijn verschillende commissies actief.

De technische commissie en de jeugdcommissie dragen zorg voor een teamindeling, de trainers en de coaches. De Jeugdcommissie maakt wedstrijdschema’s, rijd- en wasschema’s voor de jeugdteams en organiseert ook korfbalactiviteiten voor jeugdleden en niet-leden (zoals open trainingen en het Schoolkorfbaltoernooi).

Deze commissies worden ondersteund door het wedstrijdsecretariaat, dat als taak heeft de teams compleet hun wedstrijden te laten spelen en scheidrechters/ wedstrijdleiders toewijst aan de wedstrijden, voor zover er niet een door het KNKV aangewezen scheidsrechter is.

De sponsorcommissie houdt zich, in samenspraak met de penningmeester, bezig met de contacten met sponsoren.

De PR-commissie zorgt voor de communicatie naar de leden (door Koerpraet, flyers van activiteiten) en niet-leden (door berichten in de (social) media).

De Activiteiten Commissie organiseert activiteiten buiten de trainingen en wedstrijden om, zoals feestavonden, uitjes voor de jeugd en verkoopacties.

De Kantinecommissie draagt zorg voor de barbezetting en de schoonmaak van de accommodatie.

Hoe vragen wij gegevens van u?

Wanneer u lid wordt, vragen wij u (of bij jeugdleden de wettelijk vertegenwoordiger) met het oog op bovenstaande doelen ons een aantal gegevens te verstrekken in het aanmeldingsformulier.

In het aanmeldingsformulier vragen wij ook uw toestemming persoonsgegevens en beeldmateriaal te mogen verwerken en verwijzen wij naar dit document.

Om welke gegevens gaat het?

Wij onderscheiden twee groepen persoonsgegevens: persoonsgegevens van personen, die op enige wijze deelnemen aan de competitie van het KNKV én persoonsgegevens van personen, die nietdeelnemen aan de competitie van het KNKV.

Verwerking van persoonsgegevens van personen, die op enige wijze deelnemen aan de competitie van het KNKV

Spelers/ speelsters, trainers/ coaches en scheidsrechters zijn met het aangaan van het lidmaatschap van KV Westergo ook automatisch lid van het KNKV. In Sportlink verwerkt het KNKV de persoonsgegevens van de spelers/ speelsters, trainers/ coaches en scheidsrechters van KV Westergo.

Persoonsgegevens van mensen die op enige wijze deelnemen aan de competitie van het KNKV worden door KV Westergo en het KNKV verwerkt met de volgende doelstelling(en):

  • Voldoen aan de regelgeving van het KNKV ten behoeve van competitiedeelname.
  • Interne communicatie ten behoeve van wedstrijden en andere verenigingsactiviteiten.
  • Samenstellen van teams in het algemeen, maar ook de wekelijkse opstellingen.
  • Scheidsrechters aanwijzing voor wedstrijden.
  • Innen van contributies en eventuele andere facturering.

Voor bovenstaande doelstelling(en) kan KV Westergo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Uw naam, adres, postcode, woonplaats, bankrekening en contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) om contact te kunnen onderhouden betreffende opstellingen en u de contributie- of andere facturering te kunnen doen toekomen.
  • Uw geboortedatum hebben wij nodig om tot een juiste teamindeling te kunnen komen (deze indeling gebeurt met name in de jeugd in leeftijdscategorieën).
  • Uw geslacht, foto en geboortedatum hebben wij nodig om u te kunnen inschrijven voor de competitie. Uw geslacht vragen wij, omdat korfbal een gemengde sport is met een aantal restricties ten aanzien van aantallen vrouwen en mannen in een team. Het KNKV verlangt een foto op de digitale spelerskaart teneinde evenwichtige opstellingen te borgen/ fraude te voorkomen. Ieder lid van KV Westergo kan in Sportlink de eigen privacy-instellingen toepassen. Deze instellingen bepalen in welke mate anderen persoonsgegevens kunnen zien. Standaard staat de privacy-instelling van Sportlink op ‘afgeschermd’. Meer informatie hierover is terug te vinden in de privacyverklaring van Sportlink.

Uw persoonsgegevens worden door KV Westergo en het KNKV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men lid is van KV Westergo (en daarmee van het KNKV) tot uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap. Bij het beëindigen van het lidmaatschap vragen wij de betreffende personen toestemming om een aantal persoonsgegevens te mogen bewaren voor archiefdoelen. Hiervoor zal uitdrukkelijk toestemming worden gevraagd via een afmeldingsformulier.

Verwerking van persoonsgegevens van personen, die niet deelnemen aan de competitie van het KNKV

Dit betreft ouders van jeugdleden tot 18 jaar, ereleden, niet-spelende kaderleden, vrijwilligers, Vrienden van Westergo en sponsoren.

Persoonsgegevens van mensen die niet deelnemen aan de competitie van het KNKV worden door KV Westergo verwerkt met de volgende doelstelling(en):

  • Interne communicatie ten behoeve van activiteiten en informeren over wedstrijden.
  • Innen van bijdragen ten goede van de vereniging en eventuele andere facturering.

Grondslag voor verwerking van deze persoonsgegevens is de verstrekking van gegevens bij aanmelding als vrijwilliger, Vriend van Westergo, sponsor of lidmaatschap.

Voor bovenstaande doelstelling(en) kan KV Westergo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam, adres, postcode, woonplaats, bankrekening en contactgegevens (e-mail, telefoonnummer) om contact te kunnen onderhouden, informatie te kunnen verstrekken, alsmede bijdragen te kunnen innen of andere facturering te kunnen doen toekomen.
  • In het geval van sponsoren zal KV Westergo ook websitegegevens vragen teneinde de naam van de betreffende sponsor te kunnen uitdragen.

Uw persoonsgegevens worden door KV Westergo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat de betrokkene actief is bij/ een bijdrage levert aan KV Westergo. Bij het beëindigen van de activiteiten kunnen wij de betreffende personen om toestemming vragen om een aantal persoonsgegevens te mogen bewaren voor archiefdoelen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

KV Westergo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent op dit moment, dat na beëindiging van het lidmaatschap uw gegevens in de ledenadministratie niet langer dat twee jaar bewaard blijven, tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming is verleend. Voor de financiële administratie is dit gebonden aan de fiscale regelgeving en mogen gegevens maximaal 7 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard blijven.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens KV Westergo van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • Alle personen die namens KV Westergo van uw gegevens kennis kunnen nemen, leden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens.
  • ‘Sportlink’ maakt gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord.
  • Persoonsgegevens worden bij KV Westergo uitsluitend opgeslagen op plaatsen die beveiligd zijn met gebruikersnaam en wachtwoord. Er worden regelmatig back-ups gemaakt op beveiligde plaatsen om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Aan het begin van het seizoen wordt de administratie met betrekking tot persoonsgegevens gecontroleerd en geactualiseerd;
  • We evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.

Als wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Beeldmateriaal

In het algemeen geldt dat voor publicatie van persoonsgegevens en video en foto’s waarop iemand herkenbaar is, toestemming nodig is van degene die op de foto staat of toestemming van diens ouders/verzorgers.
Regelmatig worden er foto’s/filmpjes van wedstrijden en activiteiten gemaakt die we vervolgens kunnen plaatsen op onze website en/of sociale media. Hiervoor hebben we toestemming nodig. Op het aanmeldformulier voor het lidmaatschap wordt deze toestemming expliciet gevraagd. Wij gaan zorgvuldig om met deze foto’s en video’s. Wij plaatsen geen beeldmateriaal waardoor leden schade kunnen ondervinden.

Toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat door ons of in onze opdracht wordt gemaakt. Het kan voorkomen dat andere personen foto’s maken tijdens wedstrijden en activiteiten. KV Westergo heeft daar geen invloed op, maar wij vertrouwen erop dat deze personen terughoudend zijn met het plaatsen en delen van beeldmateriaal op internet. Leden, ouders van leden en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de privacy.

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neemt u dan contact met ons op? Dit kan via bestuur@kvwestergo.nl

Doutsen Krol
Tjitske van Dijk
bestuur KV Westergo

Hoofdsponsor:

LAATSTE NIEUWS

Waterskiën met KV Westergo
13 juli 2021

Slotdag bij KV Westergo
22 juni 2021

Wedstrijddag bij Westergo
14 juni 2021

Beachdag bij KV Westergo
8 juni 2021

Activiteiten in juni
29 mei 2021

SPONSOREN